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デキる弁護士は事務員とのつきあいが上手い!?【コラム】

2017年12月01日

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弁護士業務をスムーズに行うためには、弁護士自身の資質や依頼者との関係が重要ですが、意外と大切なのが事務員との円滑な連携や連係です。協力的で気が利く事務員がいると弁護士としての仕事が非常にはかどりますし、事務処理などを上手に任せて役割分担を行えると、組織としての安定感や、個人としての信頼感・安心感にもつながります。
今回は、弁護士が日頃の仕事を行うときに意外と重要な事務員とのつきあい方について説明します。

弁護士にとって、事務員が重要である理由

弁護士と事務員との関係は、事務所によってかなり異なります。
弁護士と事務員の交流がわりと多い事務所もありますし、普段の業務ではあまり直接かかわらない事務所もあります。
昔からいる事務員が、事務所内で大きな影響力を持っているケースもありますし、年次に関わらずフラットに働けることもあります。
ただ、どのような距離感であっても、事務員によるサポートが組織としての仕事の品質を左右します。弁護士が活躍できる環境を構築するためにも重要です。
たとえば、依頼者の電話を受けてくれるのは事務員です。このとき、感じよく対応してスムーズにつないでくれたら、特に新規の依頼者は心理的な負担が減り、信頼してもらいやすいです。反対に、感じの悪い受け答えをされると、新規か、以前からのお客さまであるかを問わず、依頼者が事務所全体に不信感を持つ可能性があります。
書類の管理や郵便物の発送を頼んだとき、テキパキと的確に実行してくれたら弁護士の仕事もスムーズですが、都度確認をしないと業務が進捗しない場合、弁護士の仕事が滞ります。
このように、事務員の仕事は弁護士の仕事に非常に大きな影響を与えており、事務員との関係が悪くなると、弁護士の仕事もスムーズに進まなくなるおそれがあるので、注意が必要です。

日頃の事務員とのつきあい方

それでは、事務員と上手につきあっていくには、どのようにしたらよいのでしょうか。
まずは、最低限として、上下関係に頼らず、人としての振る舞いやマナーを意識しましょう。事務員も大切な仕事仲間です。横柄な態度を取らず、相手を尊重することです。忙しいときなどには、つい厳しい口調になってしまうものなので、注意するとよいでしょう。
無理な仕事を押しつけすぎていないか、仕事が過多になっていないか、時折、声をかけて状態を確認しましょう。また、依頼者から大量にお歳暮やお中元が来たときも、事務所の全員でスマートに分けましょう。そうした日常的な会話のきっかけを大事にして、日頃から、業務の指示やお願いだけではない、日常的なあいさつプラスアルファのコミュニケーションをとることも大切です。

初心者の事務員との付き合い方

事務員が初心者の場合、お互いにいろいろと困惑することがあります。
先輩事務員がいたら、基礎教育をしてもらうこともできますが、弁護士の立場からも、気づいてもらいたいことを伝えるとよいでしょう。相手を威圧しないで、間違っているところがあったらすぐに注意しましょう。よいところがあったら感謝を伝えましょう。わからないことがあると質問を受けたら、少し時間があるときなどには丁寧に業務の流れや目的と関連づけて、作業のポイントがわかるように背景から教えると理解が深くなりますし、長期視点でみても、相談しやすい関係を築くことができます。
初心者から育てた事務員は、始めは教育の手間がかかる可能性がありますが、貴方の仕事の仕方に合わせたサポートをしっかりと教え込むことができ、長く弁護士との信頼を構築できる可能性があります。いずれ、成長したときに、大きなサポート力を発揮してくれるでしょう。

以上のように、弁護士と事務員の関係は意外と重要です。日頃の業務で、その重要性を思い出す習慣をもつと、あわただしいなかでも良好な仕事の環境が保たれることでしょう。

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(記事提供/株式会社エスタイル)

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